محاسبة المصروفات في الجمعيات الخيرية

﴿ ثانيا محاسبة المصروفات ﴾

أولا القواعد العامة لمحاسبة المصروفات :

يجب على إدارة الجمعية الالتزام بالقواعد الآتية في عمليات الصرف :
1- لا يجوز لامين الصندوق الاحتفاظ بأكثر من خمسون جنيها للنفقات النثرية ويفضل أن تقوم إدارة بالعمل بنظام السلفة الدائمة .

2- يجب أن يكون الصرف من أموال الجمعية على تحقيق أهدافها وأغراضها وموجبات عملها بصفة أساسية.

3- يجب أن يكون الصرف من أموال الجمعية بقرار من مجلس الإدارة.

4- يجب أن يكون الصرف من أموال الجمعية في حدود البنود المخصصة للصرف والتي تم إقرارها في محضر مجلس الإدارة والتي

على أساسها السحب من حساب الجمعية بالبنك وذلك حتى لا يتعرض أمين الصندوق للمساءلة .

5- لا يجوز الصرف من أموال الجمعية إلا بموجب إذن صرف موقع عليه من رئيس الجمعية أو نائبه وأمين الصندوق .

6- يجب أن تتم مطابقة المصروفات لمشروع الميزانية التقديرية أو اقل منها.

7- يجب أن تؤيد كافة المصروفات بمستندات مالية تبررها.

8- يجب تسجيل كافة عمليات الصرف أولا بأول في سجل الايرادات والمصروفات وتبويبها حسب نوع النشاط أو المشروع .

9- إذا كانت هناك مصروفات غير مباشره يجب توزيعها على هذه المشروعات .

10- لا يجوز الشراء بالأمر المباشر إلا في حدود 50 جنيها أو اقل .

11- يجب على مجلس إدارة الجمعية القيام بإصدار قرار بتشكيل لجنة للصرف والشراء تقوم بطلب عروض الأسعار للمشتريات

المختلفة بالتعاون مع الفنيين المختصين إذا احتاج الأمر لذلك والقيام بتقديم طلب الشراء لمجلس الإدارة .

12- يجب على أمين الصندوق الحصول على عروض أسعار وتفريغها إذا زادت قيمة الفاتورة عن خمسون جنيها والشراء بأقل

الأسعار بمعرفة لجنة وليس بمعرفة أمين الصندوق ورئيس الجمعية فقط.

13- يجب ألا يكون الشخص الذي يقوم بصرف الشيكات والتوقيع على استلام القيمة النقدية للشيكات الخاصة بالجمعية هو نفس الشخص الذي له حق التوقيع على الشيكات أضف إلى ذلك أن كل شيك ينبغي أن يحمل توقيعين لشخصين.

14- وفي حال إلغاء أحد الشيكات لأمر ما ينبغي تأشيرة بعبارة ” ملغي ” والاحتفاظ به في دفتر الشيكات والإشارة إلى إلغائه في مستند الدفع الخاص به هذا وينبغي ألا تجري أي مدفوعات استناداً إلى فاتورة شكلية أو مبدئية .

﴿ النماذج المالية للمصروفات ﴾

1- طلب استخراج شيك :

بالنسبة للمبالغ النقدية يتم إعداد طلب استخراج شيك يوضح فيه رقم الطلب ورقم المستند والمبالغ المنصرفة وأنواعها وجهات الصرف ورقم وتاريخ محضر مجلس الإدارة الذي اعتمد بنود الصرف .

2- نموذج لجنة صرف :

ويتم إعداد نموذج لجنة صرف يوضح فيه أسماء لجنة الصرف والرقم المتسلسل للشيك ويرفق فيه مستندات الصرف وفواتير الشراء وتوقيعات المستلمين للمبالغ المالية .

3- كشوف صرف الإعانات العينية والنقدية للأسر المعانة :

أما بالنسبة للإعانات العينية والنقدية يتم إعداد طلب صرف يوضح فيه الإعانات العينية المنصرفة وأنواعها وجهات الصرف ورقم وتاريخ محضر مجلس الإدارة الذي اعتمد بنود الصرف .

ويجب أن يكون صرف الإعانات للأسر المعانة طبقا لملف لكل أسرة يشتمل على كافة البيانات والأوراق التي تثبت استحقاق الأسرة للإعانة الاجتماعية .

﴿ نظام السلفة المؤقتة أو الدائمة ﴾

يمكن لإدارة الجمعية أن تعتمد على نظام السلفة المؤقتة أو الدائمة في الصرف على المصروفات النقدية النثرية وفقا للقواعد التالية :

1-القيام بتحديد مبلغ نقدي صغير يتم صرفه مع الشيك الشهري للمصروفات الشهرية العامة بالجمعية بقرار من مجلس الإدارة .

2- يتم الصرف من السلفة الدائمة خلال فترة محدودة وهي شهر .

3- ويجوز لإدارة الجمعية قبل أن ينفذ هذا المبلغ رفع هذا المبلغ النقدي للصندوق إلى المستوى الذي كان عليه من قبل على أن يتم تسويتها أول بأول مع ترحيل الرصيد المتبقي من السلفة إلى الشهر التالي .

4- يجب على إدارة الجمعية العمل بهذا النظام طبقا للحد الأدنى قدر الإمكان .

5- يجب فحص نظام السلفة المستديمة بصورة منتظمة وإجراء مراجعة مستمرة على الرصيد النقدي.

6- يجب أن تؤيد كافة المصروفات طبقا لنظام السلفة المستديمة بمستندات قانونية سليمة ويتم تسجيلها في سجل الإيرادات والمصروفات .

7- يجب أن على إدارة الجمعية العمل على أن يبقى مستوى المصروفات النثرية في أضيق الحدود المعقولة دائماً.

8- أما الأشياء ذات التكلفة الكبيرة فيجب على إدارة الجمعية ألا تدفع تكاليفها من المصروفات النثرية بل بواسطة شيكات .
9- يجب على أمين الصندوق تقديم طلب إلى مجلس إدارة الجمعية بقيمة السلفة المؤقتة لادارجها في الشيك الشهري .

﴿ ثالثا أنواع المصروفات ﴾

يتم تحديد أوجه الصرف طبقا لخطة عمل الجمعية ومشروعاتها وأنشطتها مع مراعاة القواعد الآتية :

1- رواتب وأجور العاملين والموظفين وما يلحق بها من قيم اشتراكات التامين الصحي والتأمينات الاجتماعية والضرائب :

وتقوم إدارة الجمعية بإعداد نماذج صرف رواتب وأجور العاملين بالجمعية طبقا للقانون وفقا للقواعد الآتية :

أ - تحديد إجمالي دخل كل موظف .

ب - حصة العامل من التأمين الصحي والتأمينات اجتماعية والضرائب .

ج- ويبرز كل نوع من هذه الخصومات في عمود كما يبرز صافي الدخل وإجمالي الخصومات.

ء-وكذلك يتضمن مجموع أي ملخص لكل بند من هذه البنود في أسفل الصفحة .

ھ- يقوم أمين الصندوق بإعداد بتقديم طلب لمجلس الإدارة لصرف أجور ورواتب العاملين ضمن الشيك الشهري

ء- يجب أن يتم وضع العاملين في كل مشروع في مستند منفصل يتم قيد مرتباتهم وأجورهم في خانة النشاط الذي

يتبعونه مع ذكر عنوان ونوع كل مشروع عند الاقتضاء .

و- يتم إعداد كشوف توقيعات باستلام المرتبات .

ل- أما بالنسبة للسلف التي يطلبها العاملين فينبغي أن تكون في أضيق الحدود الممكنة ولا تمنح إلا في الحالات التي

يتعرض فيها العامل أو الموظف لظروف اجتماعية صعبة وينبغي أن يفتح في دفتر الايردات والمصروفات حساباً منفصلاً

لكل سلفه على أن تقع تصفيته عند استرداد السلفة من الراتب أو الأجر.

2- أجور الخدمات القانونية والمالية والهندسية... التي يقدمها المحامين والمحاسبين القانونيين والمهندسين ...

3- قيم شراء الأدوات المستخدمة في الصيانة الدورية في مشروعات الجمعية مثل ( أدوات النظافة – الأدوات الكهربائية )

4- المصروفات الإدارية والمكتبية مثل ( شراء الأدوات المكتبية – الرسوم الإدارية ....)

5- تكاليف النقل بالنسبة لسيارات الجمعية :

يجب على إدارة الجمعية إمساك سجل خاص بحركة السيارات الخاصة بها على أن يكون لكل سيارة صفحة مستقلة عن السيارة الاخري يبين فيها اسم السائق ورقم وتاريخ رخصته ورقم بطاقته الشخصية وتاريخ صدورها وبيانات رخصة السيارة ورقمها وتاريخ التجديد وتاريخ الانتهاء بالإضافة إلى جدول يبين فيه تاريخ وساعة التحرك الخاص بالسيارة وتاريخ العودة وجهة التحرك والهدف من التحرك والمسافة المقطوعة لكل رحلة ومجموع المسافة وكمية الوقود المستهلكة.

وينبغي أن تتم المصادقة على كل رحلة من قبل مسئول مفوض ويجري إعداد جدول ملخص للسجل شهرياً يبين المسافة التي قطعتها السيارة خلال شهر واستهلاكها من الوقود والزيت لكل وحدة كيلو مترية. ومن الأفضل أن أمكن إتباع نظام بونات البنزين لاستخدامها للحصول على البنزين كلما اقتضى الأمر مما يمكن من تفادي الاحتفاظ بمبلغ كبير للمصروفات النثرية.

6- فواتير الكهرباء والمياه والغاز والتليفون والنت وشبكة التليفزيون ............)

7- استهلاك المعدات .

8- مصروفات المشروعات والأنشطة العامة التي تقوم الجمعية بتنفيذها وتتمثل في :

مثل تكاليف الحفلات الدينية – حفلات الأيتام – حفلات المتفوقين – حملات الدم – القوافل الطبية – بطاقات الرقم القومي .....)