محاسبة الجمعيات الخيرية التقرير المالي

﴿ الموقف المالي للجمعية ( ميزان المراجعة ) ﴾

يعرض على مجلس الإدارة كل شهر حساب يتضمن بيانات شاملة عن الإيرادات والمصروفات يوضح فيها الإيرادات التي يتم تحصيلها وما انفق منها تلك المدة والمركز المالي .

أهمية إعداد الموقف المالي ( ميزان المراجعة ) :

يجري على أساس هذا الميزان إعداد التقارير الإدارية الداخلية والتقارير السنوية ونصف السنوية والحسابات السنوية لتقديمها لمراجعي الحسابات والمدققين.

كيفية إعداد الموقف المالي ( ميزان المراجعة ) :

يجب على المحاسب أو أمين الصندوق إعداد ميزان المراجعة والكشوف المساعدة له في نهاية كل شهر على الأقل أو عند استخراج شيك وذلك وفق مصلحة الجمعية وبالتالي استخراج الحسابات الختامية من واقع نتائج ميزان المراجعة في نهاية الفترة المالية.

ويتم ذلك عن طريق تجميع عن طريق تجميع القيود المالية في سجل الإيرادات والمصروفات العام للجمعية وتحديد إجمالي كل من الإيرادات والمصروفات ومطابقتهم بكل من سجل البنك وكشوف حساب البنك وسجل العهدة وبالتالي استخراج ميزان المراجعة العام للجمعية مع ملاحظة ضرورة توازن طرفي حسابات الإيرادات والمصروفات العام للجمعية المدينة والدائنة .

وبذلك نستطيع إعداد ميزان للمراجعة في نهاية السنة المالية وبالتالي يتم إعداد الحساب الختامي (الميزانية العمومية ) من واقع ميزان المراجعة .

2- التسوية البنكية :
إن التسوية الشهرية البنكية من الأمور الأساسية وينبغي إجراؤها في الجزء الأول من الشهر. وتكون التسوية البنكية على النحو التالي:

شيكات معلقة – الشهر

رقم الشيك الأوصاف المبلغ

المجموع

وينبغي بعد التسوية إعداد قائمة بالشيكات التي لم تصرف على أن تتضمن القائمة أرقام الشيكات وطبيعتها ومبالغها كي يقع استخدام هذه القائمة في تسوية الشهر المقبل وينبغي التحري عن الشيكات المستحقة والتي لم تقع يقع تقديمها للبنك لمعرفة أسباب ذلك.

ويجب على أمين الصندوق أو محاسب الجمعية أن يقوم بإيداع جميع الإيرادات النقدية للجمعية في البنك فوراً أو في أقرب وقت ممكن وإيداع قسيمة إيداع البنك في الملف المخصص لذلك والمحفوظ بالجمعية مع التأكد من ختمها من البنك .

﴿ الميزانية ﴾

يقوم النظام المالي للجمعية على أساس إعداد الآتي:

1- ميزانية تقديرية ( مشروع الميزانية ) تبين فيها الإيرادات المنتظر تحقيقها والمصروفات المتوقع صرفها خلال السنة المالية.

2- ميزانية سنوية في نهاية السنة المالية وحساب إيرادات ومصروفات وحساب مقبوضات ومدفوعات مبوبا حسب النشاط وبنود الصرف.

﴿أولا الميزانية العمومية ﴾

نص قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية على أن لكل جمعية ميزانية سنوية وعليها أن تدون حساباتها في دفاتر يبين فيها على وجه التفصيل مصروفاتها وإيراداتها بما في ذلك التبرعات ومصدرها.

يتم إعداد الحسابات الختامية طبقا للقواعد والأصول المتبعة في النظم المحاسبية وما يقضي به قانون الجمعيات والمؤسسات الأهلية والقرارات الوزارية المنفذة له والتعليمات.

وتتضمن الميزانية العمومية البنود التالية :

1- تقوم الجمعية بإعداد الميزانية العمومية للجمعية في 31/ 12 من كل عام وتظهر عدة أمور :

أ- حساب المقبوضات والمدفوعات وهو خاص بالنقدية المقبوضة والمدفوعة خلال السنة السابقة وهو يظهر ما تم

قيده عن طريق مستندات الصرف ودفاتر التحصيل .

ب- حساب الإيرادات والمصروفات الذي يخص سنة المحاسبة فقط وحددها القانون من أول يناير حتى آخر ديسمبر ويظهر

فقط المصروفات الفعلية خلال سنة المحاسبة فقط ولا يوضع فيه أي مصروفات رأسمالية للجمعية ويظهر الفائض أوالعجز

بالنسبة للإيرادات أو المصروفات خلال العام ويرحل الفائض في ميزانية الجمعية إلى احتياطي رأس المال وإذا كان عجز

يطرح من الاحتياطي .

ج- الأصول الثابتة والمتداولة مثال للأصول الثابتة : ( السيارات – الأثاث – المباني – والأراضي )

مثال للأصول المتداولة : ( النقود – الأوراق المالية – البضاعة المخزنة )

ء- رصيد الجمعية في أول المدة .

ھ - رصيد الجمعية في آخر المدة .

و- كافة عهد الجمعية والبضاعة الجاهزة وتحت التصنيع والمواد الخام .

ز- الاحتياطي لرأس المال .

ح- اهلاكات الأصول .

2- يجب على مجلس الإدارة أن يتقدم إلى الجمعية العمومية بالحساب الختامي والميزانية لمناقشتها وإقرارها.في نهاية السنة المالية .

3- إذا جاوزت المصروفات أو الإيرادات عشرين ألف جنية وجب على مجلس الإدارة عرض الحساب الختامي على أحد المحاسبين

المقيدين بجدول المراجعين الحسابيين مشفوعا بالمستندات المؤيدة له لفحصه وتقديم تقرير عنة قبل انعقاد الجمعية العمومية

بشهر على الأقل.

4- وتعرض الميزانية وتقرير مجلس الإدارة وتقرير مراقب الحسابات في مقر الجمعية قبل انعقاد جمعيتها العمومية بثمانية أيام على

الأقل وتظل كذلك حتى يتم التصديق عليها ، وتبين اللائحة التنفيذية لهذا القانون كيفية عرض هذه المستندات

على مجلس الإدارة إرسال صورة من الميزانية السنوية والحسابات الختامية للجمعية عن السنة المالية المنتهية وتقرير نشاط

مجلس الإدارة وتقرير مراقب الحسابات إن وجد وصورة من مشروع ميزانية السنة المالية الجديدة إلى كل عضو من أعضاء

الجمعية العمومية على عنوانه المثبت فى سجلات الجمعية وذلك قبل انعقاد الجمعية العمومية بثمانية أيام على الأقل.

5- ويجوز الاكتفاء بعرض ما تقدم فى مقر الجمعية على لوحة إعلانات خاصة معدة لذلك في مكان بارز وظاهر ومطروق بما يمكن

جميع الأعضاء من الاطلاع علية ويكون هذا العرض قبل انعقاد الجمعية العمومية بثمانية أيام على الأقل ويستمر إلى حين تمام

التصديق على هذه الأوراق.

خطوات إعداد الميزانية العمومية :

1- إعداد (الموقف المالي للجمعية ) ميزان المراجعة العامة للجمعية .

2- إعداد كشف بالأصول الثابتة للجمعية مع إظهار مجمع إهلاك السنة .

3- إعداد كشف بالحساب المدين للجمعية .

4- إعداد كشف بالحساب الدائن للجمعية .

5- إعداد كشف بمصروفات الجمعية بكافة أنواعها .

6- إعداد كشف بإجمالي المبالغ الموجودة بأمانة الصندوق .

7- الحصول على كشف حساب البنك من البنك .

ملحوظة هامة : إذا كان صندوق الجمعية دائن فهذا يعني أن الجمعية أنفقت بزيادة عن الإيرادات ويظهر هذا من حساب المقبوضات والمدفوعات وإذا ظهر الصندوق مدين فان هذا يعني أن الجمعية لم تورد كل المبالغ التي حصلتها إلى البنك وبحوزتها مبالغ نقدية في صندوقها .

﴿ الميزانية التقديرية ﴾

تعريف الميزانية التقديرية :

هي مشروع يبين المشروعات والأنشطة التي سيتم تنفيذها خلال عام قادم والإيرادات المتوقع تحقيقها والمصروفات المتوقع صرفها خلال السنة المالية القادمة والترجمة الرقمية لها وفقا للقواعد العلمية والمنطقية بحيث يتم ربط الماضي بالحاضر والمستقبل .

فالميزانية التقديرية تعبر في المقام الأول عن رؤية وبرنامج عمل الجمعية وخطتها الإستراتيجية المستقبلية للعام المقبل .

الأهداف من الميزانية التقديرية :

يعتبر إعداد الميزانية العمومية التقديرية الخطوة الأخيرة في عملية التخطيط المالي حيث لا يتم إعداد هذه القائمة عادة إلا بعد إعداد قائمة الدخل التقديرية والميزانية النقدية التقديرية وذلك لضرورة معلومات هاتين القائمتين لإعداد الميزانية العمومية التقديرية وتتميز الميزانية العمومية التقديرية عن الميزانية العمومية العادية في كون الأولى خطة مالية وأداة للرقابة في حين تحتوي الثانية على معلومات تاريخية عن فترة سابقة.

أولا: تعتبر الميزانية التقديرية أداة تخطيط ورسم لسياسات الجمعية في المستقبل ويتم ذلك عن طريق :

1- تحديد الأهداف التي تبغي الجمعية تحقيقها خلال فترة محددة وهي سنة قادمة .

2- تحديد الوسائل اللازمة والمتاحة لتحقيق أهداف الجمعية .

3- تحديد أولويات الجمعية في التنفيذ وتحديد البدائل من بين الأهداف في حالة عدم تحقق الهدف المنشود .

4- تحديد معايير قياس معدلات الأداء وذلك بناءا على الخبرة الماضية للجمعية في المشروعات الاجتماعية

المختلفة والمعلومات الفنية المتوفرة في المجالات التي تعمل فيها الجمعية وكذلك على إمكانيات التنبؤ بالمستقبل .

ثانيا: تعتبر الميزانية أداة رقابة وتوجيه وتهدف إلى :

فالميزانية التقديرية توجه إدارة الجمعية لأي انحراف أثناء التنفيذ عن الأهداف التي تبغي الجمعية تحقيقها طبقا للميزانية التقديرية و العمل على اتخاذ لخطوات سريعة لتصحيح مسار العمل في المشروع منعا لوقوع الأضرار والخسائر للجمعية .

الأمور التي يجب مراعاتها عند إعداد الميزانية التقديرية :

يتم إعداد الميزانية التقديرية طبقا للأسس التي يقررها مجلس الإدارة طبقا للمشروعات والأنشطة التي تقوم الجمعية بتنفيذها

وطبيعتها ويجب مراعاة الأمور الآتية :

1- يجب أن تتضمن الميزانية التقديرية جميع المشروعات وأوجه النشاط الخاص بالجمعية .

2 - يجب تطبيق مبدأ الوحدة بين جميع أجزاء الميزانية فلا يتم الاهتمام بمشروع او نشاط على حساب الآخر حتى لا تضطرب الميزانية .

3- يجب ان يكون عنصر التنبؤ الذي ترتكز عليه الميزانية التقديرية لمشروعات الجمعية وأنشطتها قائما على القواعد العلمية والمالية المنطقية بحيث يتم ربط المستقبل بكل من الحاضر والماضي .

4- يجب ان يتم تقسيم المشروعات والأنشطة التي تتضمنها الميزانية التقديرية على عدة فترات زمنيه محدده ضمن فترة الميزانية التقديرية وذلك حسب توقع فترة حدوث كل عمليه.

5- يجب أن يتم تقدير الميزانية التقديرية لكل مشروع على حدة للمشروعات والأنشطة التي تقوم الجمعية بتنفيذها وذلك بهدف إجراء المقارنات بين النتائج الفعلية والتقديرات لكل مشروع أو نشاط على حده بهدف اتخاذ الخطوات اللازمة لمعالجة نواحي الضعف والإسراف والانحراف عن تنفيذ الأهداف .

6- يتم تخصيص نسبة من 10% إلى 15% من الموارد المالية المتاحة كاحتياطي وذلك لمواجهة أي تجاوز قي بنود مشروع

الميزانية أو تنفيذ مشروعات جديدة أو تنفيذ مشروعات جديدة أو تعديلات حتمية في المشروعات القائمة تنفيذا لمبدأين :

1- مبدأ الثبات الذي يبين مستوى واحد ثابت لمشروعات الجمعية وأنشطتها .

2- مبدأ المرونة الذي يبين مستوى مرن متغير لمشروعات الجمعية وأنشطتها بحيث إذا ما تم تغيير مستوى تنفيذ

مشروع أو نشاط عما كان عليه عند إعداد الميزانية التقديرية على أساسه فان ذلك يوجب تغيير جميع

بنود الميزانية.

11- يجب أن يتم إعداد الميزانية التقديرية في صورة عينية وذلك بتحديد نوعية المشروعات والأنشطة التي سيتم تنفيذها وعدد الوحدات المطلوبة للتنفيذ والقوه العاملة المطلوبة وغيرها وهذه ما تسمى الميزانية العينية ثم يتم تحويل الميزانية العينية بترجمتها إلى أرقام إلى ميزانية نقدية .

12- يجب ان تشرك كل المستويات الإدارية في إعداد مشروع الميزانية التقديرية وذلك لخلق جو من التعاون والمسؤولية .

مكونات الميزانية التقديرية :

الإيرادات :

1- الاشتراكات: وتقدر على أساس عدد المشتركين والمنتظر تحصيله منهم.

2 – الإعانات والتبرعات : ويتم تقديرها على أساس ما تحصل عليه من إعانات من الجهات الحكومية والهيئات الأخرى مع الأخذ في الاعتبار أي ارتباط مع الجهات الإدارية بالنسبة للإعانات الجديدة

3- تحديد قيم التبرعات المتوقعة والمراد جمعها وفق آلية الاتصال التي تم تنفيذها في إطار خطة العلاقات العامة

بالجمعية لتنمية الموارد المالية للجمعية.

3 – التبرعات والهبات والوصايا: وهي التي تحصل عليها إما عن طريق التبرع التلقائي أو بتصريح جمع مال ويتم تقديرها على أساس متوسط إيراد آخر ثلاث سنوات.

4- ريع الأموال المستثمرة : ويتم تقديرها على أساس ما يرد من فوائد على السندات والأوراق المالية المودعة بالبنوك .

4– الإيرادات مقابل لخدمات: وهي التي تحصل عليها الجمعية نظير الخدمات التي تؤدى للغير أو قيمة المنتجات التي تنتجها.

5– الإيرادات الأخرى: وهي الإيرادات غير المتكررة ولم يفرد لها باب خاص ضمن أبواب الميزانية بالإضافة إلى المنح من الجهات الداخلية والخارجية .

6- يدرج نصيب العمال في قيمة التأمينات الاجتماعية في قيمة الإيرادات .

المصروفات:

ـ يتم تقديرها طبقا للأسس التي يقررها مجلس الإدارة وحسب أوجه النشاط وطبيعتها وعلى وجه الخصوص :
1- تحديد مستلزمات المشروعات القائمة من الأيدي العاملة .

2- تحديد مستلزمات المشروعات القائمة من المعدات والأدوات طبقا لعروض الأسعار التي يتم طلبها من الموردين

3- تحديد أجور ومرتبات وعلاوات العاملين في الجمعية .

ويجب عدم تجاوز المرتبات بنسبة 20% من إجمالي المصروفات إلا إذا اقتضت طبيعة النشاط أو المشروعات المنفذة زيادتها نتيجة لتشغيل الفنيين المتخصصين مع مراعاة ضغط المصروفات الإدارية كلما أمكن .

4- عدم إدراج علاوات أو إنشاء وظائف جديدة إلا في حدود موارد الجمعية المتاحة .

4- تحديد قيم إيجار أماكن وأدوات تنفيذ المشروعات والأنشطة المختلفة.

5- تحديد المصروفات الإدارية للمشروعات خلال العام القادم .

الأمور التي يجب مراعاتها بعد إعداد الميزانية التقديرية :

1- لا يجوز استخدام احد الاعتمادات في غير الغرض المخصص له في بند من بنود الميزانية إلا إذا كانت هناك مبررات ضرورية لذلك

ويجب على المسئول إعداد مذكرة تعرض على مجلس الإدارة والحصول على موافقة المجلس مع عرض التعديلات في أول

اجتماع للجمعية العمومية لاعتمادها .

2- يكون لمجلس الإدارة الحق في تجاوز الاعتمادات المقررة لأي بند من بنود الميزانية مقابل وفر في بنود الحق في تجاوز إجمالي اعتماد الميزانية .