المصاريف الإدارية والعمومية
ببساطة شديدة ، النفقات العامة والإدارية هي التكاليف المرتبطة بإدارة نشاط تجاري لا يتعلق بمنتجاتك أو مبيعاتك. هذه هي الضروريات (وأحيانًا الكماليات) التي تطلبها معظم الشركات.
وهي تشمل الإيجار وبعض الرواتب وامتيازات الموظفين واللوازم المكتبية وغير ذلك الكثير. إذا لم تحقق أرباحًا بشكل مباشر ، فمن المحتمل أن تكون مصروفات عامة وإدارية.
بشكل عام ، سيكون لشركتك ثلاثة أنواع رئيسية من النفقات في دفاترها:
المبيعات والمصروفات العمومية والإدارية
التكاليف المتعلقة بالاستثمارات
كما ترى ، غالبًا ما يتم تجميع تكاليف البيع مع المصاريف العمومية والإدارية في بيان دخل الشركة. يتم الاحتفاظ بها منفصلة عن تكاليف الإنتاج (التصنيع).
لماذا تعتبر المصاريف الإدارية والعمومية مهمة؟
يحتاج فريقك إلى بيئة عالية الأداء يكون فيها مرتاح ويمكنه العمل دون أن تعوقه الأشياء الصغيرة.
يساعدك هذا النوع من البيئة أيضًا في العثور على أفضل المواهب والاحتفاظ بها لفترة أطول. الأشياء الصغيرة - نظام ألوان جميل وشعور مبهج - يمكن أن تكون الفرق بين توقيع الشخص الذي تريده في العمل أو رؤيته يغادر إلى غير رجعة.
وكما سنرى ، تتحدث النفقات الإدارية والعمومية بشكل مباشر عن كفاءة الشركة. هذا هو أحد المجالات الأولى التي يجب على الشركة تقليمها إذا أرادت زيادة الأرباح. فوفقًا لـ Investing Answers، "نظرًا لأن المصاريف الإدارية والعمومية غالبًا ما تضم رواتب كبار المديرين التنفيذيين ، بالإضافة إلى العديد من النفقات الأخرى ، غالبًا ما يكون الهدف هو خفض التكاليف عندما تواجه الشركة مشاكل في التدفق النقدي."
والتدفقات النقدية مشكلة مهمة حقًا. كما يوضح موقع Preferred CFO ، "يساهم سوء إدارة التدفق النقدي أو الفهم السيئ للتدفقات النقدية بنسبة 82% من فشل الشركات الصغيرة."
لذلك كلما كان تتبع هذه التكاليف أسهل ، كان ذلك أفضل.
المصاريف الإدارية والعمومية الكلاسيكية:
بينما سيكون للشركات نفقات مكتبية نموذجية خاصة بها ، إلا أن هناك العديد من الفئات التي قد يعتبرها معظم الأشخاص معيارًا.
أنواع المصاريف مختلفة بالطبع. لكن يبقى شيء واحد كما هو: تحتاج الشركات إلى إيجاد طريقة سهلة لدفع هذه النفقات وتتبع تكاليفها.
سنلقي نظرة على خيارات إدارة النفقات الخاصة بك لاحقًا في هذه المقالة. في الوقت الحالي ، دعونا نلقي نظرة على أنواع النفقات.
الرواتب:
عندما نفكر في الرواتب على أنها مصروفات عامة وإدارية ، فإننا نتحدث في الغالب عن موظفي الشركة: الإدارة ، والتمويل ، والحسابات ، وأمين السر ، وتكنولوجيا المعلومات. تساهم مبيعاتك وتسويقك وتطويرك وتصميمك جميعًا بشكل مباشر في البيع ، لذلك لن يتم احتسابهم عادةً.
يعد هذا في الغالب تمييزًا تقنيًا لمساعدتك على فصل التكاليف التشغيلية عن التكاليف المدرة للدخل. من منظور عملي ، ستدفع رواتب معظم (إن لم يكن جميع) الموظفين بنفس الطريقة.
الإيجار:
يعتبر الحفاظ على سقف فوق رؤوس موظفيك من النفقات المهمة الأخرى. هذا هو أحد الأسباب التي تجعل العديد من الشركات تختار التخلي عن مكتب تمامًا ، والعمل عن بُعد هو "الوضع الطبيعي الجديد".
بالطبع ، لا يزال أمام ثقافة العمل عن بُعد طريق طويل لتقطعه. وفي الوقت الحالي ، تحتفظ معظم الشركات بعنوان ثابت.
طعام و شراب:
عندما يكون الموظفون سعداء ومرتاحين ، يكون من السهل الظهور والقيام بعملهم على أكمل وجه. تسعد الشركات عادةً بتقديم بعض أنواع الطعام والشراب للحفاظ على أعضاء الفريق في أفضل حالاتهم.
على أقل تقدير ، يتم تقديم الشاي والقهوة عادةً. ستضيف بعض الشركات البسكويت أو الفاكهة لدرء آلام الجوع في منتصف الصباح أو بعد الظهر.
الكفتيريا:
والشركات الكبيرة والمصانع لديها حتى كافيتريات تقدم وجبات غداء ساخنة للعمال. على سبيل المثال ، هذا مطلوب في فرنسا للشركات التي يزيد حجمها عن حجم معين. خلافًا لذلك ، يجب تقديم قسائم الوجبات للموظفين لضمان حصولهم على وجبة مناسبة.
يعد الطعام والشراب مجرد مثال واحد على العدد المتزايد من امتيازات الموظفين في أماكن العمل الحديثة.
امتيازات الموظفين:
علاوة على الطعام والشراب ، غالبًا ما يتمتع الموظفون بمزايا أخرى. يمكن أن تتراوح هذه في أي مكان من وجبة الفريق في مطعم للموظفين الجدد ، إلى حضور السينما أو الحفلات.
لكن الحفلات ووجبات الغداء يمكن أن تكون باهظة الثمن أيضًا. ونظرًا لأنها لمرة واحدة فقط ، فقد يكون من الصعب تتبعهم. إذ من السهل دائمًا إدارة الإنفاق المستمر.
سننظر في حلول لهذا الأمر قريبًا ، ولكن ضع في اعتبارك فقط الطريقة التي تدفع بها عادةً مقابل حفلة في العمل. وإذا كنت تعرف العملية ، هل يفعلها الآخرون؟
أثاث المكاتب:
مكتب عمل شركة: تأتي تكاليف أثاث المكاتب الرئيسية مقدمًا. تشتري مكتب وكراسي ومصابيح.
ولكن لديك أيضًا نفقات صغيرة ومستمرة لا تزال تتزايد. عندما يحتاج أحد الموظفين إلى كرسي مريح أو مكتب دائم ، أو عندما يحين وقت استبدال الأريكة ، على سبيل المثال.
كما هو مذكور أعلاه ، يمكن أن تكون إدارة أي نفقات لمرة واحدة صعبة. تريد التحرك بسرعة والحصول على الأثاث الجديد في مكانه على الفور ، ولكن عليك أيضًا الاحتفاظ بسجلات واضحة ودفع ثمن الأشياء بشكل صحيح.
الإلكترونيات والمستلزمات الفنية:
إن النفقات الإلكترونية الأكثر وضوحًا في الأعمال التجارية الحديثة هي بالطبع أجهزة الكمبيوتر. يحتاج الجميع تقريبًا إلى واحد ، بالإضافة إلى شاشة ولوحة مفاتيح وماوس. سيحتاج البعض - خاصة الموظفين المسافرين - أيضًا إلى هاتف عمل للبقاء على اتصال أثناء الرحلات.
يمكن أن تكون التكاليف الفنية أيضًا مزيجًا من المصاريف المتعلقة بالمبيعات والمكتب. على سبيل المثال ، إذا كان لديك موقع ويب للتسويق والمبيعات ، فهذه بالطبع تكلفة إنتاجية. ولكن إذا احتفظت بخوادم لشبكتك الداخلية أو لتخزين البيانات المالية ، فستكون هذه تكاليف تشغيل.
الرسوم القانونية:
سيحتاج كل عمل إلى مساعدة قانونية من وقت لآخر. من إعداد عقود العمل الأولى الخاصة بك ، إلى التعامل مع وضع ضريبي صعب ، فمن غير المرجح أن تكون لديك هذه الخبرة بنفسك.
يمكن أن تكون الرسوم القانونية تكاليف عادية أو مستمرة أو غير متكررة. قد يكون لديك محامٍ على التوكيل لعدد محدد من الساعات في الشهر للتأكد من إلتزامك.
قد يكون لديك حتى محام داخلي. نظرًا لأن هذا لا يساهم في المبيعات ، فستكون نفقات عامة وإدارية أيضًا.
ومن وقت لآخر ، ستحتاج إلى بذل جهد لحل مشكلة قانونية معينة. يمكن أن تكون هذه التكاليف كبيرة ، لكنها ضرورية لإبقاء شركتك قائمة.
مصاريف الشركة مقابل الإيرادات:
المبلغ الذي تنفقه على تكاليف التشغيل مهم فقط إذا قارنته بالإيرادات.
للتأكد من أن إنفاقك "تحت السيطرة" ، فإن أبسط مقياس هو حساب تكاليف التشغيل مقابل إيرادات الشركة. يُعرف هذا أيضًا باسم نسبة الكفاءة.
صيغة هذا بسيطة:
المصروفات الإدارية والعمومية / الإيرادات × 100
سيخبرك ذلك بتكاليف التشغيل كنسبة مئوية من إيراداتك. وبعد ذلك يمكنك مراقبة التغييرات في هذه النسبة ، بدلاً من النظر إلى التكاليف بمفردها.
كما توضح خطة الإسقاطات ، "قد يشير الارتفاع الكبير في نسبة المصروفات العامة والإدارية إلى نسبة الإيرادات إلى أن الاستثمار بشكل عام وإداري ليس فعالاً من حيث التكلفة كما ينبغي".
هذا مناسب في الغالب للمدير المالي أو رئيس الشؤون المالية. إنهم مكلفون بضمان أن الشؤون المالية للشركة تحت السيطرة.
ولكن يمكن أن يكون مبدأ جيدًا يجب مراعاته لمديري المكاتب وموظفي الشؤون المالية الآخرين. إذا كان بإمكانك تقليل نسبة الكفاءة خلال هذا الربع مقارنة بالربع الأخير ، فإنك تخلق قيمة للشركة.
ملاحظة: عادةً ما يأخذ هذا الحساب في الاعتبار نفقات الشركة النموذجية المستمرة فقط. لا ينبغي تضمين الدفعات لمرة واحدة (اعتراض قانوني ، على سبيل المثال) في هذا الرقم. لكن يجب أن تكون التكاليف الجارية (كاحتياطي قانوني شهري ، على سبيل المثال).
الذي يمثل تحديًا كبيرًا واحدًا: هل تعرف حقًا مصروفات الشركة العامة والإدارية المنتظمة من ربع سنة إلى ربع؟ وهل يمكنك إدارة هذه المدفوعات الكبيرة لمرة واحدة بشكل فعال؟
تحديات مع نفقات المكتب:
كما أشرنا بالفعل ، غالبًا ما تكون إدارة النفقات العامة والإدارية صعبة. السبب الرئيسي لذلك هو أن الأشخاص المختلفين قد يتعاملون مع نفقات مختلفة ، والطريقة التي تدفع بها مقابل الأشياء يمكن أن تكون في كل مكان.
إليك كيف يمكن لبعض هذه التحديات أن تقدم نفسها.
من المسؤول عن ماذا؟
عادة ما يكون أثاث المكاتب والإلكترونيات وغيرها من المعدات التقنية من اختصاص شخص أو فريق المشتريات. نأمل أن يكون لديهم نظام واضح للتأكد من أن المدفوعات تتم مراقبتها وأن الفواتير والإيصالات يتم أرشفتها بشكل صحيح.
وبالنسبة للمشتريات على نطاق واسع ، عادة ما يكون هذا أمرًا بسيطًا. أنت تدفع مقابل كل شيء دفعة واحدة ، يحتفظ فريق المشتريات بسجلات مفصلة ، وكل شيء على شكل وثائق.
ولكن عندما يحتاج الموظف إلى فأرة جديدة للحاسب، فهل سيعرف كيفية الحصول عليها؟ من الناحية المثالية ، لا يتعين عليهم إزعاج مسؤول المشتريات في كل مرة.
ومن الممكن أيضًا ألا يكون لديك شخص أو فريق تدبير. يتولى مدير المكتب كل هذا.
في هذه الحالة ، لا تريد بالتأكيد أن يتعامل مدير المكتب مع كل دفعة صغيرة. أولا ، هم مشغولون جدا. ويجب أن يكون الموظف المعني قادرًا على اختيار الماوس (أو أيًا كان ما يحتاجه) وإجراء عملية الشراء بسرعة.
ينتهي الأمر بمعظم الشركات بنهج الخلط والمطابقة. يتبع بعض الموظفين القواعد ويطلبون المساعدة ، والبعض يفعل الأسرع والأسهل لأنفسهم. ينتهي بك الأمر مع عدم وجود حدود وتوقعات واضحة ، وأكثر من ذلك
تظهر المدفوعات غير المحددة على بطاقة الشركة أو خارج صندوق المصروفات النثرية.
هذا ما نريد حله. إذا كنت لا تستطيع بسهولة معرفة ما يتم إنفاقه في الوقت الفعلي ، فلا يمكنك تقليل التكاليف بشكل فعال بطرق ذكية.
النفقات العادية مقابل النفقات لمرة واحدة:
التحدي الرئيسي الآخر يرجع إلى حقيقة أن التكاليف لها جداول زمنية مختلفة. ستدفع بعض الأشياء شهريًا (مثل المرافق والرواتب) ، وبعضها الآخر كل ثلاثة أشهر ، والبعض الآخر سنويًا (مثل عقد الإيجار في المكتب).
يمكن لفريق مالي جيد الحفاظ على كل هذا في الموعد المحدد.
العقبة الأكبر هي عندما يكون لديك تكاليف غير متوقعة لمرة واحدة. هذه تحدث في الواقع في كل وقت. قد يكون لديك اجتماع مجلس إدارة ، أو ربما لا تعمل الثلاجة بشكل جيد وتتصل بشخص يقوم بالإصلاح.
وهناك مدفوعات كبيرة يتم دفعها من وقت لآخر: رسوم قانونية كبيرة ، أو أجهزة كمبيوتر جديدة للمكتب بأكمله.
قد يكون لديك نظام سلس لمدفوعاتك المنتظمة ، لكن الدفع لمرة واحدة يكون أكثر صعوبة. يجب أن تتأكد من تتبع كل دفعة بموافقة المدير. سيكون لديك أيضًا فواتير وإيصالات لتقديمها بشكل مسؤول.
وعلى الرغم من عدم استحالة أي من هذا ، فإن كل دفعة تضيف ضغطًا إداريًا عندما لا تتوقعها. ما لم تكن مستعدًا.
كيفية إدارة المصاريف العمومية والإدارية
الهدف الحقيقي من هذه المقالة هو توضيح كيفية إدارة الشركات الذكية لنفقات الإدارة العامة والنفقات الإدارية. قد لا تكون هذه معقدة مثل نفقات السفر التي تنطوي على الكثير من المعاملات ، ولكن هذا هو بالضبط سبب رغبتك في جعلها بسيطة قدر الإمكان. كلما قل العمل اليدوي ، كان ذلك أفضل.
أكبر أهدافك هنا تتعلق جميعها بالكفاءة. يجب أن تهدف إلى:
زيادة نسبة الكفاءة الإجمالية الخاصة بك. كلما انخفضت تكاليف التشغيل الخاصة بك ، زادت كفاءة العمل.
اجعل تتبع النفقات أسهل. التكاليف غير المتكررة ، على وجه الخصوص ، يمكن أن يكون من الصعب مراقبتها ويمكن أن تضيع الكثير من الوقت.
اجعل الإنفاق أكثر سلاسة للموظفين. كلما قل الوقت والجهد المبذول في تكاليف التشغيل الصغيرة ، كان ذلك أفضل.
لتحقيق الثلاثة ، تحتاج إلى استراتيجية إنفاق قوية على مستوى الشركة. وصندوق المصروفات النثرية.
إليك ما يجب تضمينه:
طرق دفع ذكية
نعني بالذكاء طرق الدفع المصممة للشركات. بعض القواعد التي يجب اتباعها:
ابتعد عن النقد. من الصعب بطبيعتها مراقبة النقد. على أقل تقدير ، ستحتاج إلى نوع من إدخال البيانات يدويًا (دفتر الأستاذ أو ورقة Excel) للبقاء على رأس الإنفاق.
تجنب بطاقات ائتمان الشركة. مرة أخرى ، من الصعب مراقبتها. تتم مشاركتهم ، ولا يتضح مطلقًا من الذي قام بالدفع.
البحث عن أفضل خيارات الدفع بالبطاقة. تعتبر مدفوعات البطاقات جيدة ، ولكنها ليست نموذج بطاقة الشركة التقليدية. بدلاً من ذلك ، تريد بطاقات فردية مسبقة الدفع تأتي مع طريقة لتتبع إنفاق كل شخص.
نسيان تقارير المصاريف. الطريقة الأكثر استهلاكا للوقت والمعرضة للخطأ هي جعل الموظفين يدفعون بأموالهم الخاصة ثم يطلبون التعويض. إذا كانت لديك طرق دفع نظيفة ، فلن يضطر موظفوك إلى عناء مطالبات النفقات مرة أخرى.
للتلخيص: لا مزيد من بطاقات الائتمان أو النفقات الخاصة بالشركة. بدلاً من ذلك ، احصل على حل بطاقة مدفوعة مسبقًا يسهل مراقبته. من هنا تأتي الخطوة الثانية.
منصة لإدارة الإنفاق
الطريقة الوحيدة لتقليل تكاليف التشغيل هي تتبع إنفاقك أولاً ، ثم البحث عن المناطق التي تريد خفضها. يكون هذا الأمر أكثر صعوبة إذا لم تتمكن من تسجيل كل دفعة وتصنيفها بسهولة.
ستحقق أداة إدارة الإنفاق الجيدة كل دفعة يقوم بها فريقك ، ثم تصنفها وتخصيصها للميزانيات المناسبة. لذلك ستعرف في الوقت الفعلي - وبدون إدخال أي بيانات - مقدار ما تنفقه على الطعام والإلكترونيات والإيجار والمرافق.
بل إنه من الأفضل ربط هذا النظام الأساسي مباشرةً بطرق الدفع التي ذكرناها أعلاه. لذلك لا يتعين عليك تسجيل الدخول إلى البنك الذي تتعامل معه لمعرفة ما تم إنفاقه ، أو فتح أوراق Excel للتحقق من الإنفاق النقدي.
خطة لخفض التكاليف
بمجرد أن يكون لديك ما ورد أعلاه في مكانه ، فإن بناء خطة عمل يكون أمرًا سهلاً. أنت تبحث فقط عن الإنفاق غير الضروري وتبذل جهدًا واعيًا لقطعه.
قد يكون هذا بسيطًا مثل طلب موافقة المديرين على كل دفعة. قد يعني أيضًا أن أعضاء الفريق بحاجة إلى تقديم طلب رسمي إلى مدير المكتب للأشياء الصغيرة.
قد تكتشف أيضًا دفعات جارية لم تكن على علم بها. الاشتراكات في البرامج التي توقف الناس عن استخدامها منذ شهور ، على سبيل المثال.
قد يكون من الذكاء أيضًا تخصيص وقت كل شهر لمراجعة أدوات إدارة مكتبك واتخاذ القرارات بشأن أي منها مهم وتلك التي يمكن الاستغناء عنها.
إذا كان لديك تتبع دقيق للإنفاق وطريقة متسقة للإنفاق، يمكنك إنشاء إستراتيجية بسرعة للحفاظ على التكاليف دون إضاعة وقت وطاقة الجميع.
إدارة جميع مصاريف الشركة بعملية واحدة
بشكل عام ، أفضل رهان لك هو التعامل مع إنفاق جميع الشركات بنفس الطريقة. سواء كان الأمر يتعلق بمندوبي مبيعات السفر أو مدفوعات برامج الاشتراك أو تكاليف المكتب ، فلا ينبغي أن يكون ذلك صعباً.
يجب أن يكون لديك استراتيجية واحدة لإدارة الإنفاق ، ويجب أن تندرج كل دفعة في إطارها.
وهذا سهل لأن لديك طرق الدفع الصحيحة ومنصة رائعة لتتبع كل شيء. جداول البيانات وإدخال البيانات يتركان مجالًا للأخطاء ، بالإضافة إلى أنهما يكلفان وقت شركتك.
