معلومات عامة عن الخزينة
يتم انشاء خزينة رئيسية بالمؤسسة تتولى هذه الخزينة استلام النقدية والشيكات واوراق القبض التى تورد اليها من مصادر التوريد المختلفة للمؤسسة
ينشأ بالمؤسسة خزينة لحفظ اصول المستندات الرئيسية ( عقد التأسيس – سجل تجارى - ......الخ ) واصول العقود المبرمة بين المؤسسة والغير , الاوراق التجارية طويلة الاجل ...... الخ وبصفة عامة جميع المستندات الهامة بالمؤسسة ولا يتم فتحها إلا بمفتاحين احدهما طرف المدير التنفيذي والاخر طرف المدير المالى .
- على امين الخزينة إعداد ما يلى :
كشوف بالحركة اليومية للخزينة موضحا بها الرصيد النقدى والعهد النقدية وتراجع إسبوعياً من الادارة المالية مع اوراق الاستلام و الصرف والتوريد ويتم عمل مطابقة يوميا بين الرصيد الدفترى والرصيد الفعلى .
كشوف بجميع الشيكات والكمبيالات والاوراق التجارية الاخرى المحفوظة بالخزينة مرتبة حسب تواريخ الاستحقاق لمتابعة تحصيلها او توريدها للبنك فى مواعيدها او تظهيرها للغير بشرط تؤدى إئتمانا ابعد .
اعداد التسويات البنكية حيث يرد كل فترة من البنك كشف حساب يببن رصيد المؤسسة ومن المعلوم ان رصيد حساب جاري البنك في دقتر المؤسسة يظهر مدينا ولكن كشف الحساب الوارد من البنك يظهر حساب جاري المؤسسة لدي البنك دائنا. ومن المفترض أن يتطابق الرصيدان ولكن من الناحية العملية غالبا ما يكون هناك اختلاف بين الرصيدين فتوجد عمليات اثبتها البنك ولم تثبت بدفاتر المؤسسة (المصروفات البنكية-شيكات لصالح المؤسسة مرفوضة-متحصلات اوراق تجارية قام بها البنك) وكذا عمليات سجلتها في دفاترها ولم تسجل في دفاتر البنك (مثل ايداعات بالطريق- الشيكات الصادرة للغير ولم يتقدم حاملها لصرفها)
امين الخزينة مسئول مسئولية كاملة عما فى عهدته من نقود او شيكات او حوالات بريدية او اى محرر ذى قيمة وجميع محتويات الخزينة تكون فى عهدته شخصيا .. كما يكون مسئولا بالتضامن عن كل عهدة فرعية تسلم من عهدته الى مساعده وعليه تنفيذ التعليمات الخاصة بالخزينة والتى تصدر فى هذا الشأن وفى حالة تغيير امين الخزينة – او وفاته – يتم نقل عهدة الخزينة الى من يحل محله بعد اجراء جرد فعلى بمعرفة الادارة المالية .
تخضع خزينة المؤسسة للجرد المفاجئ فى اى وقت يحدده المدير المالى وكذلك فى نهاية السنة المالية للمؤسسة ويكون الجرد شاملا لجميع محتوياتها , ويصدر المدير المالى قرار بتشكيل لجنة الجرد وبحضور امين الخزينة وفى حالة ظهور فرق بالعجز او الزيادة يرفع الامر فورا من قبل رئيس اللجنة الى المدير المالى لاتخاذ الاجراءات اللازمة لتحديد المسئولية.
